ЭСЧФ и накладная: в чём разница и что куда
Электронный счёт-фактура (ЭСЧФ) и товарная накладная — это два разных документа из двух разных контуров. ЭСЧФ относится к учёту НДС и создаётся на портале vat.gov.by, а накладная (ТН-2 или ТТН-1) сопровождает сам товар при отгрузке. Один документ не заменяет другой: по одной поставке у вас могут быть и накладная, и ЭСЧФ.
Путаница возникает потому, что оба связаны с одной сделкой и оба содержат суммы и НДС. Разберём, что куда относится и где они пересекаются.
Что такое ЭСЧФ
ЭСЧФ — обязательный электронный документ по НДС. Его создают на Портале электронных счетов-фактур vat.gov.by (ресурс Министерства по налогам и сборам) либо загружают готовым XML-файлом. Через ЭСЧФ продавец и покупатель отражают НДС: продавец выставляет, покупатель принимает к вычету.
Обязанность выставлять ЭСЧФ есть у всех плательщиков НДС Республики Беларусь (кроме иностранных организаций, не состоящих на учёте в налоговых органах РБ), когда возникает объект обложения НДС.
Что такое накладная
Накладная — это товаросопроводительный первичный документ. Товарная накладная ТН-2 оформляется при передаче товара без автоперевозки, товарно-транспортная ТТН-1 — при перевозке автомобилем. Накладная подтверждает сам факт перехода товара от отправителя к получателю, а не расчёты по НДС. Как выбрать между формами, разобрано в материале «ТН-2 или ТТН-1: какую накладную оформлять».
В чём ключевая разница
| ЭСЧФ | Накладная (ТН-2 / ТТН-1) | |
|---|---|---|
| Назначение | учёт и вычет НДС | сопровождение товара при отгрузке |
| Где создаётся | портал vat.gov.by или XML | бланк ТН-2/ТТН-1 по постановлению № 58 |
| Кому адресован | налоговые органы, контрагент по НДС | отправитель и получатель товара |
| Заменяет ли другой | нет | нет |
Проще говоря: накладная отвечает на вопрос «что и кому отгрузили», а ЭСЧФ — «как по этой операции прошёл НДС».
Что куда заносят в учёте
Накладную бухгалтер получателя проводит как поступление товаров в 1С: наименования, количество, цены, суммы. ЭСЧФ обрабатывается в контуре НДС — через портал и налоговую отчётность. Это разные участки работы, хотя суммы по одной сделке должны сходиться.
С 13.05.2026 вступают в силу изменения в Инструкцию по ЭСЧФ (№ 14) — они касаются порядка работы с самим счётом-фактурой и на правила оформления накладных не влияют.
Что из этого мы автоматизируем
Накладные.by работает с товаросопроводительной первичкой — накладными, счетами и актами, которые бухгалтер вручную переносит в 1С. Контур ЭСЧФ мы не трогаем: он живёт на портале vat.gov.by и устроен иначе.
При обработке входящих документов РБ мы видим, что больше всего ручного времени уходит именно на накладные и счета: их много, они приходят в разном виде (фото, скан, PDF), и каждую позицию приходится перепечатывать. Распознавание накладных и распознавание счетов снимает эту рутину — данные переносятся в черновик 1С, а бухгалтер сверяет результат и работает с НДС-контуром отдельно.
Коротко
ЭСЧФ — про НДС, создаётся на vat.gov.by, обязателен для плательщиков НДС. Накладная — про движение товара, оформляется по форме № 58. Они не заменяют друг друга и относятся к разным участкам учёта.
Хотите убрать ручной перенос накладных и счетов в 1С? Отправьте документ в Telegram-бот @NakladnyeBy_Bot или загрузите в личном кабинете — первые 10 документов бесплатно.
Частые вопросы
Нужна ли накладная, если выставлен ЭСЧФ? Да. ЭСЧФ отражает НДС, а накладная подтверждает движение товара. По одной поставке обычно есть оба документа.
Где создают ЭСЧФ? На Портале электронных счетов-фактур vat.gov.by или загрузкой готового XML-файла.
Кто обязан выставлять ЭСЧФ? Все плательщики НДС Республики Беларусь, кроме иностранных организаций, не состоящих на учёте в налоговых органах РБ, когда возникает объект обложения НДС.