Акт выполненных работ в РБ: обязательные реквизиты, своя форма и занос в 1С

Акт выполненных работ в РБ — первичный учётный документ без единой обязательной формы: организация может использовать свою, если в ней есть реквизиты из пункта 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учёте и отчётности № 57-З. У заказчика входящий акт отражают в 1С документом поступления, поэтому те же реквизиты — это и поля, которые бухгалтер переносит в учёт.

Обязательные реквизиты и что из них идёт в 1С

Закон требует четыре группы сведений. Рядом — куда каждая попадает при заносе входящего акта в «Поступление товаров и услуг».

Если в акте нет какой-то группы, бухгалтеру нечего внести в поле, и расход в учёте держится на неполном документе.

Своя форма и единоличный акт

Для акта выполненных работ в общем случае нет утверждённого бланка, форму разрабатывают сами и удобно прикладывают к договору. Для отдельных видов работ законодательство может устанавливать специальные формы — проверьте свою сферу, прежде чем рисовать бланк. Составлять акт можно на бумаге и (или) в форме электронного документа.

Постановление Минфина от 12.02.2018 № 13 разрешает единоличный акт, составленный одной стороной, если такой порядок прямо записан в письменном договоре. Для непубличного договора подряда единоличный акт не применяется. Текст условия сверьте на pravo.by (последняя известная нам редакция — от 30.04.2024 № 27). Для учёта у заказчика единоличный акт ничем не отличается: в 1С вносятся те же поля, но бухгалтер дополнительно проверяет, есть ли в договоре условие о нём.

Пример: ежемесячный акт ООО «Белстройоптторг»

Допустим, ООО «Белстройоптторг» получает от обслуживающей организации акт за сентябрь: техническое обслуживание погрузчиков — 2 единицы по 350,00 руб., выезд на ремонт — 1 по 180,00 руб. Итого 880,00 руб., НДС 20% — 176,00 руб., всего 1056,00 руб.

В 1С бухгалтер оформляет документ поступления: контрагент по УНП исполнителя, договор обслуживания, номер и дата акта, две строки услуг с суммами и НДС, счёт затрат по учётной политике. Если в акте написано «услуги по договору» без расшифровки и одной суммой 1056,00, строку внести можно, но по ней не видно, за что заплачено, — при проверке расхода это слабое место. Такой акт лучше вернуть исполнителю на доработку до проводки.

Где ошибаются при ручном вводе акта

Акт короче накладной, но ошибки те же:

• УНП и контрагент. Одна неверная цифра — и акт уходит на чужого контрагента или в 1С заводят дубль.
• Номер и дата. Перепутанные номер и дата мешают сверке взаиморасчётов, а дата не того месяца сдвигает расход в другой период.
• Ставка и сумма НДС. Суммы с НДС и без НДС легко переставить местами.
• Наименование услуги. Похожие услуги из справочника путают так же, как номенклатуру в накладных.
• Единоличный акт без условия в договоре. Бухгалтер вносит его, не заметив, что двусторонний акт был обязателен.

Путь акта в 1С: что распознаётся, а что проверяет бухгалтер

Накладные.by распознаёт акты по фото или PDF: исполнителя и его УНП, номер и дату, строки работ и услуг, суммы и НДС — и раскладывает их в черновик «Поступления товаров и услуг» в 1С:Бухгалтерии. Точность по фото 90–95%, по цифровому PDF до 99%, поэтому черновик бухгалтер всегда проверяет. На нём остаются подписи и должности на оригинале, условие о единоличном акте в договоре, счёт затрат и сопоставление услуг со справочником. Подробнее — на странице распознавание актов и в статье распознавание актов выполненных работ для 1С.

Отправьте в @NakladnyeBy_Bot несколько актов за прошлый месяц: первые 10 документов бесплатно, дальнейшие условия описаны на странице тарифы.