Распознавание актов выполненных работ для 1С

Акт выполненных работ распознаётся и заносится в 1С так же, как накладная: фото или PDF документа обрабатывается, контрагент, перечень услуг и суммы ложатся в черновик, а бухгалтер сверяет и проводит. Разберём, как устроено распознавание актов и чем оно отличается от работы с накладной.

Чем акт отличается от накладной

Товарная накладная ТН-2 или товарно-транспортная ТТН-1 подтверждают передачу товара, а акт выполненных работ (оказанных услуг) фиксирует, что работа сделана и принята. Для учёта это разные документы, но с точки зрения ручного ввода проблема одна и та же — данные приходится перепечатывать в 1С вручную. Акты часто повторяются из месяца в месяц по одним и тем же контрагентам (аренда, обслуживание, подписки), и именно эта регулярность превращает их в рутину.

Как работает распознавание акта

Вы отправляете акт фотографией, сканом или PDF через распознавание актов в личном кабинете или через Telegram-бот. Сервис извлекает данные и формирует в 1С черновик: контрагент, номер и дата акта, перечень работ или услуг, суммы и НДС. Бухгалтеру остаётся открыть готовый черновик, сверить его с оригиналом и провести. Ручной перенос строк не нужен — то же самое мы делаем и с накладными, о чём подробно рассказали в обзоре распознавания первички в 1С.

Что вытягивается из акта

Из акта распознаются наименование и УНП контрагента, номер и дата, наименования работ или услуг, их стоимость, ставка и сумма НДС, итоговая сумма. Если в акте несколько позиций, они раскладываются по строкам, а не сливаются в одну — это избавляет от типичной ошибки ручного ввода, когда услуги «схлопываются» и теряется детализация.

Точность и проверка

По чёткому цифровому PDF точность распознавания доходит до 99%, по фото составляет 90–95%. Финальную проверку перед проведением всегда делает бухгалтер: сервис заполняет черновик, но не подменяет собой контроль человека. Документ, который уйдёт в учёт, обязан пройти через глаза специалиста — автоматизация снимает механику, а не ответственность.

Из нашей практики

Мы в Накладные.by — сервис распознавания белорусской первички с заносом в 1С, и через нас проходят реальные акты, накладные и счета белорусских компаний. На потоке видно закономерность: акты распознаются стабильно, потому что у них однородная структура и мало рукописных пометок. Особенно это выручает компании с большим числом регулярных договоров и бухгалтерские аутсорс-фирмы, где акты идут десятками от одних и тех же контрагентов.

Формат и качество исходника

Акт можно прислать фотографией, сканом или цифровым PDF — например, файлом, который контрагент прислал на почту. Чем чётче исходник, тем выше точность распознавания и меньше правок при сверке: ровный цифровой документ почти всегда предпочтительнее пересъёмки бумажного акта под углом и при плохом свете. Если акт пришёл сразу файлом, его и загружайте, не распечатывая ради того, чтобы снова сфотографировать.

Когда это особенно нужно

Распознавание актов окупается там, где документов много и они однотипные: обслуживание, подписки, услуги подрядчиков, закрытие месяца. Рядом с актами так же удобно распознавать счета для 1С и накладные — весь пакет первички от одного поставщика заносится единообразно.

Попробовать проще, чем описывать: пришлите пару своих актов боту @NakladnyeBy_Bot — первые 10 документов бесплатно, а для теста на реальных данных мы подпишем NDA. Вопросы: info@nakladnye.by.